Le travail à domicile était une nouvelle expérience qui a suscité des questions amusantes de la part des esprits curieux: portez-vous un pyjama toute la journée? Travaillez-vous depuis votre canapé? À quelle fréquence devez-vous discuter par vidéo avec votre patron?

Le Bureau of Labor Statistics estime que près de 30% des Américains peuvent travailler à domicile, et avec notre crise de santé publique actuelle, l’expérience n’est plus la licorne qu’elle était autrefois. Des millions de personnes dans le monde s’installent pour la première fois à leur table à manger.

Non seulement le changement est un ajustement pour les travailleurs individuels, mais de nombreuses entreprises et universités dans leur ensemble sont des nouveaux venus dans la gestion à distance efficace. Le plongeon rapide dans le statut de travail à domicile à part entière peut rapidement exposer les processus maladroits au sein de votre organisation et ralentir votre équipe. Mais, si elle est bien faite, l’automatisation des processus numériques bien huilée peut faire gagner du temps et de l’argent à l’ensemble de votre organisation.

Les approbations par e-mail éliminent les processus manuels chronophages
Même en temps ordinaire, la communication est de la plus haute importance. La culture de communication de votre entreprise commence et se termine souvent par la façon dont vous interagissez en interne. Lorsque vous n’êtes pas en mesure de passer par la cabine d’un membre de l’équipe pour poser une question rapide ou faire passer un fichier papier, vous devez commencer à regarder chaque processus sous un angle nouveau.

Maintenant que votre main-d’œuvre est répartie dans toute la ville et peut-être même dans les fuseaux horaires, il est impossible de marcher physiquement sur le dernier échelon de l’échelle d’approbation. Des plateformes comme ProcessMaker peuvent numériser la promenade jusqu’au bureau du doyen et condenser le processus en quelques clics sur un bouton dans un seul e-mail.

Même les formulaires quotidiens comme une demande de congé peuvent s’empiler en une demi-douzaine de courriels. Les outils de glisser-déposer apprennent à ProcessMaker à diriger la demande vers la boîte de réception de la bonne personne et lui permettent de cliquer sur «accepter» ou «refuser» sans quitter son client de messagerie.

Les approbations par e-mail améliorent le confort du client
Les clients apprécient la commodité plus que jamais. En fait, 97% des clients ont renoncé à un achat parce que le processus était trop gênant.

Votre nouveau flux de travail utilisateur nécessite-t-il un long appel téléphonique pour que votre équipe capture manuellement les données client? Gardez à l’esprit que votre client équilibre non seulement une multitude de nouvelles incertitudes, mais qu’il travaille probablement aussi à domicile. Potentiellement entourés d’enfants non scolarisés exubérants ou de camarades de maison de la FMH, ils pourraient ne pas être en mesure de trouver le temps calme pour se concentrer sur des appels téléphoniques supplémentaires. Par la suite, si votre processus d’intégration oblige les clients à effectuer des workflows encombrants, ils sont susceptibles de passer à un concurrent.

Des workflows pratiques orientés client peuvent automatiser des étapes traditionnellement longues comme la vérification d’identité ou les vérifications de solvabilité. À l’aide de ProcessMaker, vous pouvez acheminer les entrées de formulaire via les systèmes de validation nécessaires. Vous pouvez même extraire et vérifier des informations à partir de la soumission par un client d’un permis de conduire ou d’autres documents importants.

Les workflows automatisés transmettent automatiquement la demande à l’étape suivante de votre processus. Le système peut soit donner le feu vert à une approbation automatique, soit transmettre une demande criblée d’erreurs dans la boîte de réception du membre du personnel concerné pour examen manuel.

En vous concentrant sur la commodité du client, vous pouvez augmenter la satisfaction du client et générer de nouvelles affaires.

Les approbations par e-mail numérisent le parcours client
Comment votre équipe vérifie-t-elle actuellement le statut d’un cas? Échangez-vous des messages vocaux en va-et-vient ou des tas d’e-mails pour vérifier des questions simples? Si tel est le cas, l’automatisation numérique des processus peut aider à réduire ces goulots d’étranglement qui réduisent la productivité.

Avec les bons outils de reporting en place, chaque membre de votre équipe peut avoir une vision claire du parcours de chaque client de votre système. Ils peuvent voir son parcours actuel à travers votre flux de travail et voir qui ou quoi est responsable de la prochaine étape. Les gestionnaires peuvent facilement voir les lacunes du système et déclencher des rappels par e-mail au personnel nécessaire.

COVID-19 nous invite à changer nos modes de vie de nombreuses façons, et les entreprises et les universités doivent appliquer cette nouvelle façon de penser à chaque processus de leur flux de travail. Les processus manuels obsolètes ont drainé la productivité sous l’ancien modèle et la prolifération du travail à distance ne fait que souligner l’importance de la numérisation de votre flux de travail. Si vous êtes tombé dans l’ornière de faire des choses parce que c’est comme ça qu’elles ont toujours été faites, cette transition en milieu de travail est un moment révélateur pour transformer la façon dont votre organisation fait des affaires.

 

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